El Secreto Mejor Guardado para Anexar Tablas en Múltiples Archivos en Power Query: Crea tu Propia Consulta de Muestra para Consolidar lo que sea Desde Interfaz.
En este artículo, destacaremos cómo Anexar tablas con Power Query, guiándote a través de los pasos esenciales para crear tus propias consultas auxiliares y, en consecuencia, desarrollar una consulta de muestra personalizada. Este proceso no solo mejorará tu habilidad para manejar datos complejos, sino que también te permitirá optimizar tus flujos de trabajo en Power Query.
¿Qué es la Consulta de Muestra para Anexar Tablas en Power Query?
La consulta de muestra es una herramienta especial dentro de Power Query que ofrece una funcionalidad poderosa: cualquier modificación que realices en esta consulta se replicará automáticamente en todos los archivos dentro de una carpeta especificada o en todas las tablas que elijas. Esta característica no solo facilita la gestión de grandes volúmenes de datos, sino que también destaca por su enfoque intuitivo, apoyándose en gran medida en la interfaz de usuario (Editor de Power Query).
Más Sobre la Consulta de Muestra
Es importante mencionar que las consultas de muestra y las consultas auxiliares relacionadas se generan en una circunstancia específica: cuando expandimos una columna de binarios, proceso que comúnmente se inicia a través de la interfaz utilizando el conector de Carpeta. Sin embargo, el conocimiento profundo de este mecanismo es fundamental, ya que nos permite crear nuestra propia consulta de muestra cuando lo necesitemos, sin depender exclusivamente de la interfaz gráfica.
En este artículo, optaremos por no detallar las opciones más básicas de Anexar Tablas con Power Query, pero profundizaremos en ellas en el video de acompañamiento. Por lo tanto, si estás interesado en explorar estos detalles minuciosamente, te recomiendo ver el vídeo. De lo contrario, continuaremos con la guía para desarrollar tu propia consulta de muestra, proporcionándote los conocimientos y herramientas necesarios para hacerlo de manera independiente.
Pasos Para Consulta de Muestra Propia
Veamos un ejemplo práctico de cómo proceder: iniciaremos dirigiéndonos a la pestaña Inicio en Power Query, seleccionando luego SQL Server para posteriormente ingresar los datos del Servidor y clic en el botón Aceptar.
Dado que cuento con las credenciales guardadas, llego directamente al cuadro de diálogo Navegador, por lo que procederé a cargar los datos para cada mes: Agosto, Julio y Septiembre.
Como no brindamos acceso a estas credenciales de SQL Server concreto de forma abierta (a menos que pertenezcas a la membresía Experto en Power Query y Lenguaje M) -Más sobre Productos de Power Skill Aquí–, optamos por proporcionar un archivo de Excel, donde cada hoja representa un mes (En la parte final dejamos el archivo). Dado que el conector de Excel no genera automáticamente la consulta de muestra. Por lo tanto, surge la necesidad de crearla manualmente, incluso en este contexto.
Al examinar detenidamente cada tabla: Agosto2018, Julio2018 y Septiembre2018 en la vista previa, notaremos discrepancias en los nombres de las columnas, ya sea por diferencias en el uso de mayúsculas, la presencia de tildes, espacios innecesarios o caracteres especiales. Aunque las tablas compartan la misma estructura, estas diferencias en los nombres provocará un anexado erróneo, ya que Power Query requiere que los nombres de las columnas coincidan exactamente para realizar el proceso de anexión correctamente.
Por ello, procederemos a seleccionar la opción Transformar Datos, lo que nos redirigirá directamente al editor de Power Query. Allí observaremos que no se ha realizado ningún proceso de consolidación, y que cada consulta se ha mantenido de manera independiente.
Preliminares
Entonces surge la pregunta: ¿Cómo podemos manejar eficientemente un escenario como este? Imagina que no se trata solo de tres consultas, sino de 20 o incluso 100.
Por tanto, decidiré centrarme en una única consulta, específicamente la correspondiente a Agosto2018. Y aprovechamos y eliminamos el paso Navegación.
Procedemos a seleccionar la tabla vinculada a nuestra base de datos en la columna Data y navegamos a través de ella. En mi caso: PowerSkill.
Al examinar las tablas disponibles, identificamos las correspondientes a Agosto, Julio y Septiembre, junto con otras. Para enfocar nuestro análisis, decidiremos filtrar y conservar únicamente las tablas de estos tres meses. ¿El siguiente paso? Será prudente y estratégico generar nuestra propia consulta de muestra personalizada.
Paso #1:
En primer lugar, seleccionaremos una de las tablas disponibles, ya sea la de Agosto, Julio, Septiembre, o cualquier otra que se encuentre en la columna Data. Es esencial seleccionarla para poder visualizar una vista previa en la parte inferior de la pantalla. A continuación, haremos clic derecho sobre ella y seleccionaremos la opción Agregar como nueva consulta.
La podemos llamar a la nueva consulta: Archivo Tabla Ejemplo.
Paso #2: Crear Parámetro
Ahora vamos a la pestaña Inicio donde desplegaremos las opciones disponibles bajo Nuevo Origen. A continuación, seleccionaremos Consulta en Blanco.
A continuación, hacemos clic derecho sobre la consulta en blanco recién creada. Dentro del menú contextual que aparece, elegimos la opción Editor Avanzado.
Una vez dentro del Editor Avanzado, eliminaremos cualquier contenido preexistente. Acto seguido, procederemos a copiar y pegar el siguiente código específico:
1 | #"Archivo Tabla Ejemplo" meta [ IsParameterQuery = true, IsParameterQueryRequired = false ] 
Podemos llamar a ese parámetro: ParametroPersonal.
Paso #3: Referencia
El tercer paso consiste en hacer clic derecho sobre el parámetro y elegir la Referencia, que encontraremos en el menú contextual. Al seleccionar esta opción, generaremos una nueva consulta, a la cual podremos asignar un nombre más descriptivo como Transformación Archivo.
Paso #4: Crear Función
A continuación, el proceso nos indica que debemos hacer clic derecho sobre la consulta que acabamos de generar, seleccionamos la opción Crear función del menú contextual.
Observaremos que, de manera automática, se crea un grupo que incluye el parámetro, la tabla y la función. Es posible arrastrar el archivo de ejemplo a este grupo, lo cual nos permite revisar la presencia de las consultas auxiliares. Este reordenamiento que realizo busca replicar la organización típica de las consultas auxiliares que Power Query genera automáticamente.
Al contrastar, notamos que hemos logrado replicar la estructura deseada: contamos con el parámetro, la función, y la consulta de muestra denominada TransformacionArchivo. Sin embargo, hay una distinción crucial:
El archivo de ejemplo, en este caso, no es un binario, sino una tabla.
Paso #5: Asociación con Consolidado General
Ahora que hemos creado la estructura deseada, el siguiente paso es integrarla en nuestro consolidado general. Para lograrlo, me centraré en la columna Name de Data, que es donde se encuentran listadas las tablas propiamente dichas. Las demás columnas son prescindibles para nuestro propósito actual, por lo que procederé a eliminarlas seleccionando la opción Quitar otras columnas.
El siguiente paso consiste en invocar nuestra función personalizada, FnTransformacion. Para ello, utilizaremos el botón de acceso rápido, ubicado en la parte superior izquierda de la interfaz de Power Query. Al hacer clic en este botón, seleccionaremos la opción Invocar función personalizada.
La configuración del cuadro de diálogo que emerge debe quedar así:
Quedando así:
Conclusiones
Y con eso, nuestra consulta de muestra queda configurada exitosamente. Cualquier acción que realicemos en esta consulta se replicará automáticamente en las demás tablas, asegurando una uniformidad y coherencia en el tratamiento de los datos. Aunque este proceso implica varios pasos adicionales, hemos decidido reservar esos detalles para el video. Por lo tanto, para una comprensión más profunda y una guía paso a paso sobre cómo llevar a cabo estas acciones, te recomendamos encarecidamente ver el video asociado a este tutorial.
